Single Blog Title

This is a single blog caption

Critical friends kijken bij elkaar in de keuken

 

De Wet veiligheidsregio’s zegt dat regio’s een kwaliteitssysteem en een vorm van visitatie in het leven moeten roepen. Tot dusver was voor visitatie nog geen methode beschikbaar maar dat is verleden tijd. Een beproefde visitatiemethode is intussen door alle betrokken managementraden vastgesteld. De regio’s kunnen dus aan de slag met deze breed gedragen methode. Wat betekent dat?

In het najaar van 2014 werden de veiligheidsregio’s Zeeland en Kennemerland als pilotregio’s gevisiteerd. Volgens Gerrie Ruijs, voorzitter van de stuurgroep visitatie en directeur Veiligheidsregio Zeeland, is visitatie de mooiste leer- en ontwikkelmethode voor het strategisch niveau om kwaliteit te verbeteren. “Het geeft enorm veel energie om als critical friends bij elkaar in de keuken te kijken. Ook het proces zelf is heel leerzaam. Het is dus niet altijd het doel dat telt, maar het gaat ook om de reis die je als organisatie maakt. Wat bijvoorbeeld uit de rapportage is gekomen, heeft in Zeeland al geleid tot veranderingen.”

Houd jezelf een spiegel voor
Tijdens een visitatie worden op een dag zo’n 40 tot 50 personen geïnterviewd: medewerkers en leidinggevenden maar ook bestuurders en partners van de veiligheidsregio. Deze gesprekken leveren zowel voor de geïnterviewden als voor de visitatiecommissie een leerervaring op. Maar het leerproces start volgens Ruijs al tijdens de voorbereiding van een visitatie. “Met je organisatie maak je een zelfevaluatie en stel je een organisatiebeschrijving op. Dat is heel waardevol, alsof je jezelf een spiegel voorhoudt.”

Verbindende schakel
Coen Lubberts, coördinator kwaliteitsbureau, beaamt dat. Vanuit het kwaliteitsbureau ondersteunt hij, samen met zijn collega’s, de regio’s bij de visitaties. Lubberts: “Het gaat inderdaad om het spiegelen van de regio, dat houdt ze scherp. Wij faciliteren de regio’s bij het visitatieproces en vinden het belangrijk dat visitatie aansluit bij de behoefte en de ontwikkelingsfase waarin een regio zich op dat moment bevindt. Vanuit het kwaliteitsbureau proberen we ook de verbindende schakel tussen de regio’s te zijn.”

 Op weg naar open water
Naast de drie vaste visitatiethema’s; maatschappelijke legitimatie, leiderschap & verandervermogen en organisatie in samenwerking, is er ook ruimte voor een extra thema dat regio’s zelf in kunnen brengen. Lubberts: “Stel dat een regio het thema ‘samenwerking met de gemeenten’ wil toevoegen, dan kan dat. Wij zoeken daar dan geschikte commissieleden voor.” Na afloop van een visitatie wordt een visitatierapport opgeleverd en in geval van Zeeland voor het bestuur gepresenteerd. Voor Ruijs was dat een mooi moment: “We zaten de afgelopen jaren in een snelstromende rivier om alle verplichte dingen te doen die horen bij een regionalisatie. Langzaamaan komen we in open vaarwater en willen we een duidelijke koers neerzetten. De visitatie bevestigde de behoefte aan die duidelijke koers. Daarnaast werd duidelijk dat er heel veel besluiten door het algemeen bestuur moesten worden genomen waardoor je als organisatie traag vooruit komt. Het visitatierapport heeft ertoe geleid dat er meer ruimte aan de organisatie gegeven wordt en daardoor veranderingen sneller doorgevoerd kunnen worden. Wij zijn enthousiast.” En Zeeland is niet de enige. Alle 25 regio’s hebben zich intussen aangemeld voor de visitatie en het enthousiasme blijft groeien.