Sessie Brabant Noord, Brabant Zuid-Oost en Noord- en Oost Gelderland

Sessie Brabant Noord, Brabant Zuid-Oost en Noord- en Oost Gelderland

Op woensdag 30 maart vond in Waalre de interregionale sessie plaats van de drie veiligheidsregio’s Brabant Noord (VRBN), Brabant Zuidoost (VRBZO) en Noord- en Oost Gelderland (VNOG). Na drie korte pitches waarin de drie veiligheidsregio’s die alle drie een vergelijkbaar aantal gemeenten kennen, uitlegden hoe bevolkingszorg in hun regio is georganiseerd, werd nader ingegaan op de volgende voorbereide onderwerpen:

  • hoe krijgen /houden we niet-sleutelfunctionarissen aangesloten en betrokken?
  • hoe krijgen/ houden we de gemeentesecretarissen aangesloten en betrokken?
  • hoe ziet een taakkaart eruit die aanzet tot nadenken (per proces)?
  • hoe ziet een goede oefening eruit?

Aan de sessie deden mensen met zowel een koude als een warme functie mee.

Op de vraag wat een sleutelfunctionaris is, kwam niet meteen een eenduidig antwoord. Het merendeel vond echter dat een sleutelfunctionaris iemand is die een coördinerende functie heeft tijdens een incident. Een sleutelfunctionaris moet daarom snappen in welke context hij zijn werk doet en daarvoor specifiek opgeleid en beoefend worden. Het gaat dan bijvoorbeeld om de regionale functies OvD-BZ, algemeen commandant BZ en hoofden taakorganisaties (HTO’s) maar ook om de teamleiders in een gemeente. Door de VRBN werd aangegeven dat het op dit moment niet nodig is om extra te investeren in deze functionarissen om ze betrokken te krijgen. Door de aandacht die het onderwerp de afgelopen jaren heeft gehad en de ontwikkelingen die dit met zich heeft meegebracht, is het enthousiasme en daarmee de betrokkenheid bij het merendeel van de mensen die deze functie invullen groot. Wel is de verwachting dat als de aandacht minder wordt ook de betrokkenheid minder zal worden. Ook omdat de mensen maar weinig praktijkervaring (kunnen) opdoen. In VRBZO wordt dit in de praktijk al herkend; het is lastig om bijvoorbeeld de teamleiders betrokken te houden.

Een niet-sleutelfunctionaris, aangeduid als de ‘handjes’, zijn mensen die tijdens de uitvoering door een sleutelfunctionaris worden aangestuurd. Zij hoeven daardoor, zo vindt men, niet breed te worden opgeleid. Ook omdat de handjes zoveel mogelijk worden gevraagd om hun dagelijkse werkzaamheden uit te voeren. Helemaal geen opleiding aan deze mensen geven, zoals bijvoorbeeld in Hollands Midden gebeurt (zie [1]), vindt men een stap te ver gaan. Reden daarvoor is onder andere omdat men denkt dat dit bij de niet-sleutelfunctionarissen tot onrust leidt of zal leiden. De vraag die wordt gesteld is of die onrust nu echt bij de niet-sleutelfunctionarissen aanwezig is of dat die onrust vooral bij medewerkers van het veiligheidsbureau wordt gevoeld. In ieder geval is men daarom van mening dat de niet-sleutelfunctionarissen wel een basis crisisbeheersingsopleiding moeten krijgen. Ook al beseft een aantal aanwezigen dat dit mogelijk maar beperkt zin heeft omdat zij die kennis ook vrij snel weer zullen vergeten. Belangrijker is om niet-sleutelfunctionarissen op gezette tijden op de hoogte te brengen van de ontwikkelingen die er met betrekking tot de bevolkingszorg plaatsvinden. Zo krijgen zij mee dat er achter de schermen van alles gebeurt en erop kunnen vertrouwen dat het de aandacht krijgt die het behoeft. Ook werd aangegeven dat het belangrijk is om ze af en toe mee te laten oefenen, zodat zij dan laagdrempelig kunnen ervaren wat er van ze wordt verwacht, zonder dat zij zich daar dus specifiek op hoeven voor te bereiden. Er werd daarbij gerefereerd aan een oefening waarin het proces Voorzien in Primaire Levensbehoeften werd beoefend samen met een drinkwaterbedrijf, en dan met name de distributie van drinkwater. Wel ontstond even de discussie of dit voorbeeld nu wel als een realistische oefening gezien kan worden omdat het regelen van distributiepunten nu werd beoefend, maar het maar de vraag is of dit ook noodzakelijk is in de praktijk. Deze wijze van oefenen wekt de suggestie dat dit in de praktijk ook zo zal plaatsvinden. Niet werd er beoefend wat burgers zelf in dergelijke situaties (kunnen) doen of hoe zij gestimuleerd kunnen worden om juist in hun eigen drinkwater te voorzien. Het vormgeven van een realistische oefening vergt dus nog wel iets.

Aan Ruud Bitter, niet alleen projectleider van het project Versterking Bevolkingszorg maar ook coördinerend gemeentesecretaris van de veiligheidsregio Hollands Midden (VRHM), wordt gevraagd hoe zij hun ‘handjes’ betrokken houden. Ruud vertelt dat in VRHM de handjes zijn los gelaten, omdat zij worden ingezet op basis van hun dagelijkse werkzaamheden. Ze weten alleen dat ze gebeld kunnen worden. ‘We gaan deze experts dus niet opleiden om expert te zijn. Wat we wel doen is uitstralen dat crisisbeheersing geen neventaak is, maar gewoon hun werk is. En daarom is betrokkenheid van de gemeentesecretaris dus zo belangrijk bij de bevolkingszorg.’ Investeren in de gemeentesecretaris is dus cruciaal.

Door de aanwezigen wordt aangegeven dat dit juist een zorgpunt is, zodat als vanzelf wordt overgegaan op onderwerp 2. Lang niet alle gemeentesecretarissen zijn betrokken bij de crisisbeheersing. De coördinerend gemeentesecretarissen hebben als aanjagers onvoldoende tijd om gemeentesecretarissen te enthousiasmeren, omdat zij doorgaans niet zijn vrijgesteld voor crisisbeheersing/bevolkingszorg en het dus slechts een neventaak is. Echte oplossingen worden hiervoor dan ook niet gezien anders dan bijvoorbeeld een gemeentefunctionaris een portefeuille binnen bevolkingszorg te geven. Maar beseft wordt dat je daarmee nooit alle gemeentesecretarissen betrekt.

Er wordt ingegaan op hoe een goede ‘taakkaart’ voor een sleutelfunctionaris eruit moet zien. Doel van de kaart, zo stelt men, moet zijn om de medewerkers tot nadenken aan te zetten zodat ‘het juiste’ wordt gedaan. Het juiste is bijvoorbeeld aansluiten bij wat door de samenleving al in gang is gezet en mensen zoveel mogelijk stimuleren om zelfredzaam te kunnen zijn. De term ‘taakkaart’ is daarmee wat ongelukkig, omdat dit een verkeerde associatie oproept. Taakkaarten die nu worden gebruikt zijn namelijk vooral procesgericht (zet je computer aan, stem af, etc). Een korte instructiekaart die gericht is op het proces en ook noodzakelijke informatie bevat, is vanzelfsprekend ook zinvol, maar zou niet leidend moeten zijn. De inhoud moet voorop staan. Voor het onderscheid spreken we daarom van een ‘uitvoeringskaart’. In gezamenlijkheid wordt geprobeerd een uitvoeringskaart voor het proces Opvang en verzorging op te stellen die specifiek bedoeld is voor de sleutelfunctie(s) die de opvang feitelijk moeten organiseren. Dat wil zeggen dat in een ander gremium is nagedacht of opvang wel of niet noodzakelijk is en dat uiteindelijk besloten is dat er opvang geregeld moet worden. Het is aan bijvoorbeeld de teamleider Opvang om hier dan op een realistische wijze vorm en inhoud aan te geven.

Vragen die in een uitvoeringskaart Opvang en verzorging opgenomen kunnen worden:

  • Wordt er al ergens opvang geregeld, bijvoorbeeld door burgers zelf of door een externe partij?
  • Moet de gemeente nog separaat in actie komen of volstaat deze opvang?
  • Opvang volstaat: wat moet de gemeente nog eventueel doen om deze opvang te ondersteunen?
  • Separate opvang: wat voor soort opvang moet er dan geregeld worden?
  • Welk niveau (waaronder de duur) van opvang c.q. zorg wil de gemeente organiseren?
  • Wat hebben mensen in de opvanglocatie nodig om alsnog zelf in hun opvang en verzorging te kunnen voorzien (denk aan opladers, vervoer naar een bus of trein, etc)? (let op: dit hoef je niet zelf te verzinnen, dit kun je ook vragen: wat kunt u zelf met een beetje hulp doen?)
  • Welke informatie hebben mensen (daarvoor) nodig? (let op: dit hoef je niet zelf te verzinnen, dit kun je ook navragen)
  • Welke informatie kun je bij het verlaten van de opvanglocatie aan de mensen meegeven? (bijvoorbeeld wijs ze op afhandeling door de verzekering of zoek contact met de huisarts, of…)

Tijdens de discussie werd voorgesteld om mensen van het WMO-loket in te schakelen bij de opvang in plaats van bijvoorbeeld het Rode Kruis. Ook werd voorgesteld om een sticker met QR-code te maken voor de uitvoeringskaart zodat mensen deze op een mobiel kunnen lezen.

Tijdens het laatste onderwerp is gesproken over hoe een goede oefening eruit kan zien en hoe het faciliteren van zelfredzaamheid en improvisatie beoefend kan worden. Als good practice werd de zelfredzaamheidsoefening aangehaald die door de veiligheidsregio Drenthe in 2013 is gehouden. Tijdens de oefening werd een campings met 125 campinggasten ontruimd ([2]). Niet alleen deden hulpverleners en campinggasten mee aan de oefening maar ook de BHV van de camping. Onder andere het aansluiten op initiatieven van burgers kon zo beoefend worden. De aanwezigen vinden het oefenen met echte burgers een goed idee. Voorwaarde is wel dat deze burgers op de hoogte worden gebracht dat zij deelnemen aan een oefening, om te voorkomen dat mensen schrikken. Met andere woorden, er zit een grens aan het realistisch oefenen. Sommigen denken dat improviseren lastig te beoefenen is. Toch komt uit de discussie en voorbeelden naar voren dat improvisatie indirect beoefend kan worden door in de terugkoppeling vooral in te gaan op afwijkingen en deze niet per definitie als slecht te beoordelen (want afgeweken van de procedure c.q. afspraken).

De aanwezigen zien het als zinvol om met andere regio’s good practises uit te wisselen. Het platform Pleio zou daar wellicht iets in kunnen betekenen.

 

[1] http://www.strategische-agenda.nl/wp-content/uploads/2016/01/Impressieverslag_Kennemerland-HollandsMidden.pdf

[2] Zie bijvoorbeeld ‘Tussen balanceren en loslaten’, in Magazine Nationale Veiligheid van oktober 2013 (ook te vinden op: www.crisislab.nl/wordpress/wp-content/uploads/magazine-nationale-veiligheid-en-crisisbeheersing-oktober-2013-42-43.pdf ).