Sessie Limburg-Noord en Zuid-Limburg

Sessie Limburg-Noord en Zuid-Limburg

Op 18 mei 2016 vond in het gemeentehuis van Roermond de regionale sessie voor Limburg-Noord en Zuid-Limburg plaats. Van beide regio’s waren twee vertegenwoordigers van het Team Oranje Kolom respectievelijk het Bureau Bevolkingszorg (beide onderdeel van de veiligheidsregio) aanwezig. In Limburg-Noord zijn bij het team in totaal 4 medewerkers werkzaam, in Zuid-Limburg zijn dit er 5. Allen zijn gedetacheerd vanuit een gemeente.

In beide regio’s heeft men, in lijn met wat in de meeste andere regio’s ook zichtbaar is, het aantal medewerkers bevolkingszorg drastisch teruggebracht. In Zuid-Limburg is men van 1200 naar 250 medewerkers gegaan. In Limburg-Noord is men ook teruggegaan in het aantal medewerkers; op dit moment zijn er 220 sleutelfunctionarissen.

Ontzorgen en regie-functie in Zuid-Limburg

In Zuid-Limburg probeert het Bureau Bevolkingszorg de gemeenten met betrekking tot de uitvoering van bevolkingszorg voor zowel de koude- als warme fase zoveel mogelijk te ontzorgen. Alle sleutelfuncties zijn inmiddels regionaal georganiseerd, zijn zoveel mogelijk landelijk of regionaal opgeleid, maar ook worden zoveel mogelijk taken en activiteiten aan andere partijen uitbesteed. Dit laatste is bijvoorbeeld gebeurd voor het proces Opvang en verzorging dat inmiddels volledig is uitbesteed aan het Rode Kruis en het proces milieu aan de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD). Alleen de processen nafase, informatie en facilitair zijn nog lokale processen die uitsluitend door het personeel van de gemeente worden uitgevoerd. Hierdoor wordt bevolkingszorg ook steeds meer een regie-organisatie. Alleen de (regionale) sleutelfunctionarissen worden opgeleid, medewerkers Publieke Zorg die tijdens een crisis ‘slechts’ hand en spandiensten verrichten worden gebeld maar hoeven niet specifiek opgeleid te worden. De belangrijkste reden om gemeenten te ontzorgen is dat, zoals ook landelijk zichtbaar is, medewerkers over het algemeen maar beperkt tijd hebben om invulling te kunnen of willen geven aan bevolkingszorg. Een van belangrijkste bijdrage van de gemeenten is nog het leveren van medewerkers. Om dit ook daadwerkelijk voor elkaar te krijgen, wordt duidelijk gemaakt dat als de gemeente geen mensen levert er tijdens een crisis vanuit de regio ook geen ondersteuning komt.

De stip op de horizon zou een kleine pool van experts kunnen zijn, met de OvD-BZ als spin in het web, die tijdens een crisis invliegt en voor de betreffende gemeente uitvoering aan bevolkingszorg geeft.

Gemeenten actief blijven betrekken in Limburg-Noord

In de regio Limburg-Noord ligt dit anders, daar is bevolkingszorg volgens de aanwezigen een proces dat gedeeld en gedragen wordt door alle 15 gemeenten. Door het team Oranje Kolom wordt daarom het nodige geïnvesteerd om de gemeenten bij de voorbereiding te (blijven) betrekken. De sleutelfuncties, waaronder die voor crisiscommunicatie en de functionarissen die actief zijn in de multidisciplinaire teams, zijn regionaal georganiseerd. Daarnaast vullen de gemeenten ook zelf nog een aantal lokale (sleutel)functies in. Tijdens een crisis vergadert het Team Bevolkingszorg in de getroffen gemeente, terwijl in Zuid-Limburg de sectie Bevolkingszorg, inclusief het team crisiscommunicatie, naar Maastricht naar het Meld- en CoördinatieCentrum (MCC) van de veiligheidsregio gaat.

Uitdaging beide regio’s: medewerkers betrokken houden

In beide regio’s staan sleutelfuncties op hard piket. In Zuid-Limburg gaat het om 7fte voor het team crisiscommunicatie en 4 fte voor de sectie Bevolkingszorg (ROT). De deelnemers denken dat het meedraaien in een hard piket er aan bijdraagt dat ze zich ook meer betrokken voelen bij het onderwerp bevolkingszorg. De uitdaging waar beide regio’s op dit moment voor staan, nu in beide regio’s de reorganisatie van bevolkingszorg vrijwel gerealiseerd is, is om de medewerkers betrokken te houden. Dat dit inderdaad een uitdaging is, heeft te maken met het feit dat het Team Oranje Kolom/Bureau Bevolkingszorg de inbreng van de gemeenten daar waar het om de voorbereiding gaat niet kan afdwingen. De dagelijkse werkzaamheden van de medewerkers in de gemeenten zullen doorgaans prioriteit (blijven) krijgen. ‘Het gaat dus eigenlijk vooral om hoe we het leuk houden voor de medewerkers?’ Het antwoord op die vraag is niet eenvoudig. In Zuid-Limburg zijn er verschillende overleggremia waarin bevolkingszorg wordt besproken: er is een CGS-overleg van 5 secretarissen, AOV-overleg van 18 AOV-ers en een klankbordgroep die namens de 18 AOV-ers de gemeentesecretarissen in het CGS-overleg adviseert. Daarnaast is er een bestuurlijke commissie Bevolkingszorg met 3 burgemeesters en de coördinerend gemeentesecretaris.

Stippen op de horizon

Tijdens de bijeenkomst wordt ingegaan op wat het ambitieniveau van bevolkingszorg in beide regio’s zou moeten zijn. De visie uit BZOO 2.0 is weliswaar op hooflijnen[1] overgenomen, maar dan ben je er nog niet. De implementatie van BZOO wordt afgestemd op de organisatie. Maar hoe ver ga je met de uitwerking? Zijn taakkaarten nu wel of niet behulpzaam? Moet er wel of niet gebruikt worden gemaakt van competenties? En hoe ver moet je als bevolkingszorg blijven meegaan in de stroom van landelijke doorontwikkelingen?

De deelnemers zijn van mening dat het vooral ‘de oude garde’ is die behoefte heeft aan concrete uitwerkingen, ‘de jonge garde’ zou al veel meer in lijn met de visie van BZOO (kunnen) handelen.

[1] In Zuid-Limburg zijn niet alle prestatie-eisen overgenomen. Niet zijn overgenomen ‘het actief inzetten van burgerhulp’ en het ‘binnen een uur duiden van de crisis door een boegbeeld afhankelijk van de aard en omvang van de crisis’.

  • Taakkaarten en vragen die aanzetten tot nadenken

Wanneer wordt ingezoomd op de taakkaarten wordt door de deelnemers aangegeven dat deze, gebaseerd op GROOTER, vrij algemeen en procesmatig van aard zijn. In Zuid-Limburg zijn weliswaar de prestatie-eisen in de taakkaarten opgenomen, maar onderkend wordt dat dit niet als vanzelfsprekend betekent dat medewerkers ook in lijn met de eisen zullen handelen. In de beleving van de deelnemers worden de taakkaarten, met of zonder prestatie-eisen, tijdens een crisis überhaupt ook maar beperkt gebruikt. De vraag wordt opgeworpen of de taakkaarten in de huidige vorm überhaupt wel behulpzaam kunnen zijn. Tijdens de opleiding zou een taakkaart wel zinvol gebruikt kunnen worden. Gevraagd wordt door de projectgroep Versterking bevolkingszorg die de sessie begeleidt of het niet zou volstaan om medewerkers tijdens een crisis een aantal slimme vragen mee te geven. Men ziet daar zeker de meerwaarde van in. De vragen zouden ook moeten aanzetten om na te denken of handelen door de overheid wel echt noodzakelijk is. Een hulpmiddel daarbij zou kunnen zijn om je ook eens te verplaatsen in wat je zelf zou willen. Er wordt nog te veel voor de burger gedacht. Gerefereerd wordt aan een zedenzaak waarbij bevolkingszorg ervan uitging dat er wel behoefte zou zijn aan een bewonersbijeenkomst om bewoners over de te informeren. ‘Maar er kwam dus helemaal niemand.’ Een van de deelnemers geeft aan dat het goed zou zijn om in trainingen meer aandacht te schenken aan wat bevolkingszorg juist allemaal niet zou hoeven doen, omdat anderen (burgers, bedrijven) immers ook zelf in actie komen. Verminderd zelfredzamen hebben doorgaans al het nodige geregeld omdat ze weten dat ze kwetsbaar zijn. De focus zou beter kunnen liggen op het in beeld krijgen van sociale netwerken in plaats van op het in beeld krijgen van de verminderd zelfredzamen. De sociale netwerken kunnen dan ingezet worden (als ze dat al niet spontaan doen) om de verminderd zelfredzamen die zij doorgaans al in beeld hebben, te helpen.

De volgende vragen worden door de deelnemers geformuleerd:

  1. Wat doen burgers en bedrijven zelf?
  2. Is het optreden door de overheid noodzakelijk?
  3. Wat gebeurt er als je niks doet?
  4. Wat zou ik als burger in deze situatie doen?
  5. Aan welke hulp zou ik als burger behoefte hebben?
  6. Wat zijn de consequenties van jouw optreden als je wel iets doet, in het bijzonder: is het handhaafbaar?

De vragen zouden zowel door de OvD-BZ, AC-BZ, HTO publieke zorg, de teamleider opvang als het Rode Kruis beantwoord moeten worden om te voorkomen dat bevolkingszorg als automatisch alle zorg naar zich toetrekt. Het zou ook geen kwaad kunnen om de vragen mee te geven aan de adviseur Crisisbeheersing van het beleidsteam en de hulpdiensten. En ook bestuurders moeten beseffen dat het niet leveren van zorg niet een diskwalificatie van de overheid betekent.

  • Andere vormen van oefenen

De vragen zouden aan de hand van table top beoefend kunnen worden om het ‘oude denken’ te helpen doorbreken. Een dergelijke aanpak zou overigens nog wel wat gewenning vragen, omdat medewerkers nog steeds verwachten dat ze een ‘standaard oefening’ krijgen aangeboden, ook al geven ze ook aan ‘oefenmoe’ te zijn. In Limburg-Noord werd daarom onlangs voor een andere opzet gekozen, namelijk het bespreken van alleen een scenario met als hoofdvraag ‘wat doe je in die situatie?’ Een andere manier om anders te oefenen in de hoop mensen ook meer te enthousiasmeren zou het oefenen met echte burgers kunnen zijn. Dit kan nader onderzocht worden. Bij de oefening Waterkracht is gebleken dat het lastig was om voldoende burgers te motiveren die mee willen doen met de oefening.

  • Nu eerst rust, niet nog meer ontwikkelingen

De landelijke ontwikkelingen van de laatste jaren worden door de aanwezigen niet altijd als behulpzaam ervaren. Ze vinden dat aan de voorkant onvoldoende wordt getoetst of er wel behoefte is aan een weer een landelijk opgelegd product. Het resultaat is dat het product bij het gebruik ervan een doel op zich wordt, maar verder niet behulpzaam is bij het optreden door bevolkingszorg (zoals bijvoorbeeld SIS). Er is dan ook een grens aan het maar blijven doorontwikkelen. En die grens is eigenlijk met de laatste ontwikkelingen, waaronder BZOO, wel bereikt. ‘We moeten nu rust creëren.

  • Beoordelen van medewerkers

Het beoordelen van medewerkers is ook een issue dat in beide regio’s speelt. De beoordeling wordt nu door mensen gedaan (gemeente of Team Oranje Kolom/Bureau Bevolkingszorg) die zelf ook deelnemer aan de crisisorganisatie zijn en dat voelt niet goed. Ook is er altijd een spanning tussen kwaliteit en kwantiteit (schaarste) bij het beoordelen en hoe ga je daar nu mee om? In beide regio’s wordt bijgehouden of men deelneemt aan oefeningen, maar alleen in Zuid-Limburg worden daar in de toekomst ook consequenties aan verbonden: als je niet regelmatig komt opdagen, dan mag je geen rol meer vervullen in de crisisorganisatie. Limburg-Noord is nog niet zo ver, maar over een dergelijke aanpak wordt op dit moment wel nagedacht in relatie tot het beleidsplan Opleiden, Trainen, Oefenen. Over de aanpak waar in sommige regio’s voor is gekozen, namelijk dat bevolkingszorg gewoon onderdeel uitmaakt van de dagelijkse functie en er dus niet even wordt bijgedaan, twijfelt men: ‘Neem je dan iemand ook niet aan voor zijn dagelijkse functie omdat hij niet geschikt zou zijn voor de warme functie wetende dat hij die functie bijna nooit zal uitvoeren?’

  • Inbreng gemeensecretarissen

Onderkend wordt dat gemeentesecretarissen eigenlijk cruciaal zijn (of zouden moeten zijn) voor de voorbereiding op bevolkingszorg, omdat zij de mensen moeten leveren. In Limburg-Noord worden daarom de gemeentesecretarissen betrokken bij de voorbereiding op bevolkingszorg. Ook omdat de gemeentesecretarissen in Limburg-Noord tijdens een crisis zowel de rol van algemeen commandant bevolkingszorg (AC-BZ) als strategisch adviseur Bevolkingszorg (SA-BZ) invullen en dus om die reden ook betrokken moeten zijn. Zoals hierboven al aangegeven heeft Zuid-Limburg er juist bewust voor gekozen om de gemeentesecretarissen ‘los te laten’ en gemeenten verdergaand te ontzorgen; de inschatting is dat hun beperkte betrokkenheid niet zal veranderen. De AC-BZ wordt daarom op basis van competenties geworven en is vervolgens verplicht om de AC-BZ cursus te volgen. Door beide regio’s wordt aangegeven dat bestuurders meer betrokken moeten worden. ‘Het is alleen lastig om het onderwerp op de bestuurlijke agenda te krijgen.’

  • Liever geen gedifferentieerd OTO-aanbod

Over het idee dat door andere regio’s werd geopperd om een gedifferentieerd OTO-programma aan te bieden (zie bijvoorbeeld Utrecht, Flevoland en Gooi en Vechtstreek) is men niet onmiddellijk enthousiast. Door een gedifferentieerd aanbod zou de kruisbestuiving die er zou zijn van ervaren en minder ervaren medewerkers verdwijnen als je hen niet meer met elkaar laat opleiden en oefenen.

  • Weer naar de corebusiness van de OvD-BZ

De deelnemers zijn van mening dat de professionalisering van de OvD-BZ de laatste jaren goed is geweest. De OvD-BZ is tegenwoordig een volwaardig partner in het CoPI. Toch is er ook een kanttekening te plaatsen: de OvD-BZ wordt nu voor allerhande klusjes die helemaal niets met bevolkingszorg te maken hebben door andere partijen ingeschakeld. ‘Daarin zijn we nu dus wel aan het doorslaan.’ Gerefereerd wordt bijvoorbeeld aan een omvergereden lantaarnpaal waar de OvD-BZ dan voor gebeld werd. ‘De OvD-BZ wordt nu als een loketfunctie van de gemeente gezien, maar dat kan natuurlijk niet de bedoeling zijn.’ In Zuid-Limburg heeft men daarom de wachtdienst openbare ruimte ingericht waar de hulpdiensten een vraag neer kunnen leggen als het gaat over de meer dagelijkse openbare ruimte vraagstukken. In Limburg-Noord heeft iedere gemeente een meldnummer van openbare werken, voor dergelijke vragen maar daar wordt nog onvoldoende gebruik van gemaakt. Tijdens de bijscholing zal daar bekendheid aan worden gegeven. Een dergelijk meldpunt zou als good practice kunnen gelden voor alle andere regio’s die dit als probleem ervaren.

Good practices

Voorafgaand aan de bijeenkomst werd gevraagd om een good practice te benoemen.

Zuid-Limburg

  • Het terugbrengen van het aantal medewerkers van 1200 naar 250. Er wordt ook steeds meer uitbesteed, ook aan bedrijven. Hierdoor worden de gemeenten ontzorgd zodat ze zich kunnen richten op hun corebusiness. De vraag blijft wel, hoe ver ga je? Registreren werd in eerste instantie in lijn met BZOO afgeschaft maar dat bleek tijdens een aantal incidenten toch onhandig. Hoewel dit proces nog steeds niet separaat wordt voorbereid, bestaat nu bestaat wel de mogelijkheid om spontaan mensen te registreren, mocht dit nodig zijn.
  • De ontwikkeling om bevolkingszorg (dus gemeenten en veiligheidsregio) steeds meer een regierol te laten vervullen. Medewerkers zoveel mogelijk ingezet door ze geen afwijkende dingen te laten doen, onder regie van een aantal regionaal georganiseerde sleutelfuncties.

Limburg-Noord

De afname van het aantal medewerkers, er zijn nu 220 medewerkers, en de regionale inzet van een beperkt aantal sleutelfunctionarissen. Er werken nu doorgaans mensen die willen en kunnen, maar er kan op dit punt nog wel het nodige verbeterd worden.

Crisiscommunicatie is lean and mean maar professioneel georganiseerd. Alle sleutelfuncties, dat wil zeggen, de Taakorganisatie crisiscommunicatie bestaande uit de adviseur CC in OT, HTO-CC, medewerkers taakorganisatie en omgevingsanalist, staat op hard piket. Ook de multidisciplinaire functies (zoals de OvD-BZ) staan op hard piket. Ze gebruiken naar tevredenheid diverse tools, onder andere een tool om de pers snel te informeren en Obi4wan, een tool om snel een (media)omgevingsbeeld te creëren (http://www.obi4wan.nl/over-obi4wan/ ).