Sessie Utrecht, Flevoland en Gooi en Vechtstreek

Sessie Utrecht, Flevoland en Gooi en Vechtstreek

Op woensdag 13 april 2016 vond in de brandweerkazerne in Hilversum de interregionale sessie plaats van de drie veiligheidsregio’s Gooi en Vechtstreek (VRGV), Flevoland (VRF) en Utrecht (VRU). Aan de sessie deden zowel functionarissen met een warme als koude functie mee. De drie regio’s werken op het terrein van bevolkingszorg al wat langer samen. In 2012 hebben zij bijvoorbeeld gezamenlijk het project Nodig of overbodig? uitgevoerd om tot een herbezinning op de bevolkingszorg te komen. In het project zijn dezelfde uitgangspunten als in BZOO geformuleerd. Op basis van deze rapportage hebben de regio’s bijvoorbeeld het aantal medewerkers bevolkingszorg teruggebracht. De rapportage Nodig of overbodig? is hier te vinden.

Als eerste werd aan de deelnemers gevraagd om een good practice op het terrein van bevolkingszorg te benoemen. De resultaten zijn hier te vinden. Na de pitches waarin de veiligheidsregio’s aangaven hoe bevolkingszorg in hun regio is georganiseerd, kwam een viertal door de regio’s voorbereide onderwerpen aan bod.

Het eerste onderwerp ging over de mate waarin niet-sleutelfunctionarissen ondersteund moeten worden. Niet iedereen bleek hetzelfde beeld van de term (niet-)sleutelfunctionaris te hebben. Na enige discussie werd overeengekomen dat een sleutelfunctionaris iemand is die een coördinerende rol heeft binnen bevolkingszorg en daarom op de momenten die ertoe doen ook beschikbaar moet zijn. Er bleek wel verdeeldheid te zijn over hoe je die beschikbaarheid moet organiseren. Sommigen vinden dat dit niet middels een hard piket geregeld hoeft te worden, anderen vinden juist van wel; een zacht piket geeft immers geen volledige garantie dat iemand opkomt. In de VRU heeft men naast veertien regionale kernfunctionarissen ook vijf lokale kernfunctionarissen benoemd; dit is de minimale lokale bezetting die iedere gemeente dient te garanderen. Het streven is om dit allemaal via hard piket te realiseren. In de VRFL/VRGV is een aantal functies interregionaal georganiseerd: de algemeen commandant en de hoofden taakorganisatie, maar ook aan aantal ondersteunende medewerkers van Crisiscommunicatie en Informatie, worden interregionaal ingezet; vaak via hard piket, maar soms ook via vrije instroom. Elke gemeente heeft eigen een poule van OvD-BZ-ers; soms lokaal, soms in samenwerking met andere gemeente(n).

Een van de deelnemers vraagt zich hardop af waarom er meer sleutelfunctionarissen op hard piket staan met een rol bij GRIP 2, dan met een rol in GRIP 1, terwijl GRIP 1 toch vaker voorkomt. Zou dat niet andersom moeten? Alle regio’s geven aan dat er ook in GRIP 1 monodisciplinair kan worden opgeschaald; dus afhankelijk van de ontwikkeling van de crisis kunnen ook andere medewerkers dan de OvD-BZ betrokken worden.

Bij de VRU is er bewust voor gekozen om de teamleider preparatie nafase een (regionale) sleutelfunctionaris te laten zijn, die (dus) wel op hard piket staat. Men vindt dat tijdens de acute fase er al met de opstart van de nafase begonnen moet worden. In de beide andere regio’s is dit een lokale medewerker, die hier wel specifiek voor wordt geschoold en er ook zo snel mogelijk bij wordt betrokken. De gemeente Utrecht heeft naast de regionale piketten waar zij ook mensen voor levert, ook nog eigen piketten. Zij maken daarom voor een aantal piketten gebruik van eigen mensen. Dat was een bestuurlijke wens. In VFL wordt dit mechanisme herkend. Met name de wat grotere gemeenten hebben de mogelijkheid om bijvoorbeeld bij crisiscommunicatie zelf invulling te geven aan hun crisisteam. Of dit gewenst is of niet daarover zijn de meningen verdeeld: sommige deelnemers vinden dat grote gemeenten, net als de andere gemeenten, gebruik moeten maken van de regionale pools. Anderen zijn juist van mening dat voorop staat dat je bepaalde functies tijdig kunt vervullen, en als een (grote) gemeente die zelf kan leveren, waarom zou je daarvoor dan een beroep doen op de regio?

Een medewerker die wel cruciaal is bij de uitvoering van bevolkingszorgtaken maar verder geen coördinerende functie heeft is geen sleutelfunctionaris maar een ‘handje’. Op de vraag in hoeverre de ‘handjes’ voorbereid moeten worden, bijvoorbeeld door een opleiding of oefeningen, zijn de meeste deelnemers van mening dat dit eigenlijk niet noodzakelijk is. Ze moeten alleen op de hoogte gebracht worden dat ze ingezet kunnen worden. ‘We vragen aan ze of ze datgene dat ze dagelijks doen ook in een crisissituatie willen doen. Dat helpt beter dan het maken van een draaiboek.’ Een enkeling denkt dat ook de handjes voorbereid op hun taak moeten worden bijvoorbeeld om ze vertrouwen te geven dat ze de taak ook kunnen uitvoeren. ‘Tijdens bijeenkomsten vragen medewerkers crisiscommunicatie vaak: “maar wat moet ik tijdens een crisis dan doen?” ’ Een van de deelnemers geeft aan dat het niet altijd zin heeft om vooraf alles te regelen, omdat de goede dingen tijdens de crisis spontaan (kunnen) ontstaan. Daar zou ook rekening mee gehouden moeten worden. Hij noemt als voorbeeld de vluchtelingencrisis. ‘Niet iedereen bleek geschikt als locatiemanager. Maar er stonden vanzelf mensen op die er wel geschikt voor waren. Het regelt zich kortom ook vanzelf.’

Als tweede onderwerp wordt ingegaan op de competenties waarover sleutelfunctionarissen bevolkingszorg, gezien de nieuwe aanpak/vormgeving, zouden moeten beschikken. Hoe ga je überhaupt om met profielen en het stellen van eisen aan mensen als het nu al lastig is om functies te vullen? Een eerste hobbel is natuurlijk al genomen, omdat het aantal sleutelfuncties is teruggebracht. Men is van mening dat voor sommige functies er wel andere competenties gewenst zijn bijvoorbeeld omdat bepaalde functies niet per se (meer) in het gemeentehuis uitgevoerd hoeven te worden. Het voorbeeld van Kennemerland waar de functie van hoofd publieke zaken een veldfunctie is geworden, vindt men dan ook een good practice. Verschillende deelnemers geven aan dat dit in hun regio ook al die kant op gaat, dat sommige functies ook in het veld uitgevoerd kunnen (of moeten) worden.

Om bijvoorbeeld te kunnen improviseren, een van de uitgangspunten van BZOO, worden de competenties creativiteit en durven leidinggeven als randvoorwaardelijk genoemd. Maar al snel worden ook de meer algemene competenties genoemd zoals analytisch vermogen, daadkracht, besluitvaardigheid en flexibiliteit. ‘Maar ja, dat zijn van die dooddoeners, die vind je haast in alle vacatures, dus wat is dan onderscheidenlijk?’ Tot een echt concreet antwoord op de vraag over welke competenties een sleutelfunctionaris nieuwe stijl moet beschikken, wordt tijdens de sessie verder niet gekomen.

Het loslaten van competenties als selectiecriterium wordt overigens niet als optie gezien, ook al wordt wel beseft dat de veiligheidsregio/gemeente niet altijd de luxe heeft om met de competenties rekening te houden. Want wat doe je als niemand geschikt blijkt te zijn? Wordt er dan niemand aangenomen? Of moet de veiligheidsregio/gemeente dan maar genoegen nemen met minder of niet-geschikte mensen die zich aanmelden? Bij de VRU wordt, als iemand niet geschikt lijkt, deze niet in de betreffende functie aangenomen. In de VRGV/VRFL is men daar iets genuanceerder over: je neemt iemand aan die geschikt is of door opleiding en oefening geschikt kan worden gemaakt.

Over de nut en noodzaak van het houden van assessments zijn de meningen verdeeld. Bij de VRU krijgen hoofden sectie bevolkingszorg en de communicatieadviseur ROT standaard een assessment. In VRGV/VRFL worden er geen assessments meer gehouden.

Ook wordt de vraag gesteld hoe je sleutelfunctionarissen betrokken en vakbekwaam houdt? Als good practice wordt ingebracht een werkvorm waar de politie mee werkt: daar worden SGBO-medewerkers tijdens echte incidenten beoefend door een SGBO op te laten komen, ook al is dat misschien niet noodzakelijk. Dit zou ook door bevolkingszorg gedaan kunnen worden: een team bevolkingszorg op laten komen en bij wijze van table top het incident (verder) beoefenen.

De term vakbevoegdheid wordt geïntroduceerd wat niet hetzelfde is als vakbekwaamheid. ‘Vakbevoegdheid krijg je door opleiding en vakbekwaamheid onderhoud je.’ Er wordt aangegeven dat functionarissen vakbekwaam gehouden kunnen worden door aan medewerkers ook zelf te vragen wat hun behoefte is. Nu wordt toch nog te veel dezelfde ‘eenheidsworst’ aangeboden. Maar waarom zou er niet wat meer maatwerk aangeboden kunnen worden? ‘Waarom een communicatieadviseur die dagelijks met zijn vak bezig is naar een basiscursus crisiscommunicatie sturen?’ In de gemeente Huizen gebruiken ze daarom het functionaris volgsysteem die de individuele leerbehoefte van crisisfunctionarissen inzichtelijk maakt. Andere deelnemers zien dit als positief omdat per doelgroep er een gevarieerder aanbod zou kunnen komen. Ook zouden andere, moderne(re) hulpmiddelen gebruikt kunnen worden om leerstof aan te bieden en/of oefeningen te houden. ‘Medewerkers zouden meer online en op een zelf gekozen moment moeten kunnen oefenen, eventueel in hun eigen tijd.’

Keerzijde van het inzichtelijk maken van de leerbehoefte is wel dat dit gedreven en verantwoordelijke functionarissen vergt die zelf nadenken over wat en hoe ze bijvoorbeeld beoefend zouden willen. En dat doen lang niet alle functionarissen. Er bestaat ook nog veel vrijblijvendheid binnen bevolkingszorg. ‘Als je niet komt, kom je niet. De mensen worden afgerekend op hun dagelijks werk en niet op de invulling van of voorbereiding op hun crisisfunctie. Maar zelfs als je sommige mensen bevraagt op “wat wil je dan?” komt er geen reactie.’ Het dagelijks werk is er volgens sommigen ook de reden van dat de opkomst bij bijeenkomsten of oefeningen laag is. ‘Dat komt niet door de betrokkenheid, maar omdat het dagelijkse werk af moet.’ Op de vraag hoe dit dan doorbroken kan worden, wordt geantwoord dat aan de voorkant duidelijker moet worden gemaakt dat het niet om een vrijblijvende functie gaat, maar dat men een verplichting aangaat. ‘Maar ik besef dat dit nog wel wat zendingswerk vergt.’ Men ziet daarvoor een belangrijke rol weggelegd voor de gemeentesecretarissen, maar beseft tegelijkertijd ook dat dit lastig is, omdat lang niet alle gemeentesecretarissen tijd (kunnen) investeren in bevolkingszorg. Daarom zou het kunnen helpen om inzichtelijk te maken wat de afzonderlijke gemeenten op dit moment leveren en zo aan benchmarking te gaan doen. In alle drie de regio’s wordt daarvoor op dit moment de eerste stappen gezet.

Op de vraag of we niet de illusie moeten hebben om dit probleem op te kunnen lossen en dus gewoon maar moeten accepteren dat die vrijblijvendheid er is, wordt geantwoord dat de overheveling van de gemeentelijke processen naar regionaal niveau daarin al heeft geholpen. Er is nu een kleinere groep mensen immers. Maar een volgende stap zou moeten zijn, zoals beschreven in Nodig of overbodig? om naar echt kleine expertteams te gaan. Ook wordt als good practice ingebracht dat bij de GHOR in de VRU met elke functionaris aan het begin van het jaar een voortgangsgesprek wordt gehouden waarin de oefenbehoefte wordt gekoppeld aan de kerntaken. De functionaris is vervolgens zelf verantwoordelijk om aan de oefenbehoefte te voldoen, dat houdt ook in dat als hij niet naar een oefening kan, hij zelf op zoek moet naar een vervangende oefening. Aan het einde van het jaar wordt met elke functionaris een voortgangsgesprek gevoerd waarbij wordt gekeken of er voldoende is gebeurd om de kerntaken naar behoren te kunnen uitvoeren. De uitkomst wordt ook naar de lijnmanager gestuurd. Door een van de deelnemers wordt hier nog wel een kanttekening bij geplaatst: want ook al voldoet de betreffende functionaris niet aan het aantal oefeningen, maar als hij is wel geschikt, dan stuur je hem toch niet weg? En wat zijn de consequenties voor de koude functie als iemand voor een warme functie ongeschikt wordt geacht? Daarover moet worden nagedacht voordat het tot een interregionale inzet komt.

Tijdens de sessie wordt ook nog kort ingegaan op hoe een taakkaart nieuwe stijl eruit moet zien. Niet iedereen vindt dat taakkaarten moeten zijn. ‘De OvD en Teamleider publieke zorg weten heus wel wat ze moeten doen.’ In VRGV en VRFL zijn er daarom geen taakkaarten voor de OvD, maar een functiegerichte checklist. Er zouden meer in zijn algemeenheid geen taakkaarten moeten komen, maar kaarten waarin de juiste vragen worden gesteld om de functionaris in lijn met de visie in Nodig of overbodig? of BZOO het juiste te laten doen.