Sessie Zaanstreek-Waterland en Noord Holland-Noord

Sessie Zaanstreek-Waterland en Noord Holland-Noord

Op 15 juni vond in de brandweerkazerne in Heerhugowaard de interregionale sessie van de veiligheidsregio’s Zaanstreek-Waterland (3 medewerkers) en Noord Holland-Noord (4 medewerkers).

Bij de start van de sessie werd aan de deelnemers gevraagd om een good practice voor bevolkingszorg te noemen.

Good practices Noord Holland-Noord

Drie van de deelnemers van de veiligheidsregio Noord Holland-Noord (bestaande uit 17 gemeenten) benoemen als good practice dat bevolkingszorg vanaf juli 2015 is geregionaliseerd. Meer precies houdt dit in dat er met een regionaal expertteam wordt gewerkt. Dit expertteam bestaat uit vier functies – ingevuld door nog maar 55 medewerkers – en voert tijdens een crisis voor de betreffende gemeente de bevolkingszorg uit. Het expertteam bestaat uit de volgende zes functies: OvD-BZ, AC-BZ, voorlichters, informatiemanager(s), kwartiermakers en een coördinator ROT. Deze functies staan allemaal op hard piket (1 maal in de zes weken). De functie van AC-BZ wordt, zoals in sommige andere regio’s wel gebeurt, niet standaard ingevuld door de gemeentesecretaris. De AC-BZ wordt op basis van competenties geworven onder leidinggevenden binnen de gemeente (en dit kan dus eventueel een gemeentesecretaris zijn).

Er wordt opgemerkt dat deze aanpak helaas nog onvoldoende heeft kunnen veranderen aan de beperkte tijd die medewerkers hebben (of nemen) om zich op hun crisisfunctie voor te bereiden. Als punt van aandacht wordt benoemd de bereikbaarheid van lokale aanspreekpunten. Deze blijken niet altijd bereikbaar te zijn, maar zijn bijvoorbeeld voor het expertteam wel noodzakelijk om gemeentelijk acties in gang te kunnen zetten.

Een andere good practice wordt ingebracht door een CoPI-voorlichter. Zij ervaart dat de OvD-BZ sneller betrokken wordt; bij een GRIP 1 komen ze nu altijd standaard ter plaatse. De OvD-BZ lijkt ook meer ervaren te zijn/worden, waarschijnlijk omdat het medewerkers dat als OvD-BZ kan fungeren is teruggebracht en zij vaker ingezet worden. Er zijn nu 12 OvD-BZ verdeeld over twee districten (6 per district). Texel heeft zijn eigen zes OvD-BZ.

Good practices Zaanstreek-Waterland

In de veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland (bestaande uit acht gemeenten) hebben ze ook het aantal medewerkers teruggebracht. Ze werken nu met een kleine groep medewerkers die invulling geeft aan de sleutelfuncties voor bevolkingszorg. Dat wordt als een good practice beschouwd. Het regionaal team bevolkingszorg wordt per 1 juli 2016 als stafsectie bevolkingszorg fysiek ondergebracht bij het ROT met een kernbezetting van minimaal twee functionarissen. De driehoek bestaande uit AC BZ, OvD-BZ en de stafsectie BZ pakt de bevolkingszorg taken op. Separaat bestaat er ook een hard piket voor de functie van Teamleider opvang (vanuit iedere gemeente één medewerker). Ook dat wordt als good practice gezien, omdat dit heeft geleid tot een enthousiaste groep mensen die ook al in lijn met de visie BZOO handelt. Op de vraag of ze in Noord Holland-Noord een piket teamleider opvang hebben, wordt ontkennend geantwoord. Mocht opvang nodig zijn, dan wordt dit geïnitieerd door het expertteam en opgepakt door de betreffende gemeente.

Er zouden twee belangrijke voorwaarden zijn om in Zaanstreek-Waterland een functie bij bevolkingszorg te (mogen) vervullen: enthousiasme en expertise op een bepaald onderwerp. Op dit moment werken ze er naartoe om de mensen dan alleen nog te trainen op basisvaardigheden. Een belangrijke basisvaardigheid is dat medewerkers voordat zij in actie komen zich ook de vraag moeten (leren) stellen ‘Wat doen burgers en bedrijven zelf al en wat hebben ze dus nodig?’

In Zaanstreek-Waterland hebben de gemeentesecretarissen in tegenstelling tot die in Noord Holland-Noord wel standaard een rol, namelijk die van strategisch adviseur bevolkingszorg in het beleidsteam. Alle secretarissen draaien daarvoor één hard piket (iedere zeven weken een week lang). Dit zou bijdragen aan hun betrokkenheid. Wel is de afspraak gemaakt dat de dienstdoende secretaris altijd even belt met de gemeentesecretaris van de getroffen gemeente, zodat altijd besloten kan worden dat de eigen secretaris zelf de functie van adviseur bevolkingszorg invult.

Good practices voor beide regio’s

In beide regio’s gebruiken de bevolkingszorgpools een groepsapp, ook om elkaar tijdens een incident te informeren. Dit wordt in beide regio’s als een good practice gezien omdat dit positief zou zijn voor de betrokkenheid. Valkuil kan zijn dat de informatievoorziening daardoor via deze app gebeurt en niet meer of minder via het LCMS. Anderzijds wordt opgemerkt dat een dergelijke ontwikkeling waarschijnlijk ook niet tegen te houden is omdat deze voortkomt uit een behoefte om elkaar snel(ler) en gericht(er) te willen informeren.

Ook wordt als good practice benoemd de ontwikkeling om te vertrouwen op het improvisatievermogen van gemeentemedewerkers. Er zou daarom vooral ingezet moeten worden op de bereikbaarheid van medewerkers en het hebben van de juiste competenties van medewerkers in plaats van het maken van dikke draaiboeken. Als ze nu maar tijdig ter plaatse zijn, zijn ze prima in staat om het juiste te doen. Ook zou er meer aandacht besteed moeten worden aan het delen van praktijkervaringen; dan begrijp je pas echt wat er van je wordt verwacht. Dat haal je niet uit een draaiboek staat, dat leeft niet echt.

Uitwerking prestatie-eisen crisiscommunicatie

Gezamenlijk wordt bekeken hoe een aantal prestatie-eisen Crisiscommunicatie zinvol uitgewerkt kunnen worden. Er wordt concreet ingezoomd op prestatie-eis 5.

Schermafbeelding 2016-07-04 om 10.13.41Door één van de deelnemers wordt aangegeven dat het nu nog te veel op toeval berust dat de burgemeester ook binnen een uur een eerste duiding kan geven: het duurt enige tijd voordat de burgemeester bij het incident betrokken wordt en vervolgens kost het enige tijd om hem van geverifieerde informatie te voorzien op basis waarvan de hij iets zinvols kan zeggen. Met andere woorden, alleen als de burgemeester toevallig snel betrokken en geïnformeerd wordt, zal de regio aan deze prestatie-eis kunnen voldoen.

De projectgroep Versterking bevolkingszorg die de sessie begeleidt, licht toe dat alle prestatie-eisen, dus ook deze, juist bedoeld zijn om bewust na te denken over wat een dergelijke eis van de organisatie vereist. Wat moet je met elkaar organiseren om uitvoering te kunnen geven aan de prestatie-eisen? Om bijvoorbeeld uitvoering te kunnen geven aan bovengenoemde prestatie-eis – en uit onderzoek blijkt dat dit voor de kwaliteit van het optreden gewenst is – dient de burgemeester snel in positie gebracht te worden. En hoe doe je dat? Een aantal aanwezigen denkt dat hier een rol voor de operationeel leider zou zijn weggelegd, maar de vraag blijft of hij dat in de huidige situatie wel snel kan. Eén van de deelnemers brengt in dat het uitvoering kunnen geven aan de prestatie-eis dan dus ook zou betekenen dat het GBT later in positie moet worden gebracht. De burgemeester hoeft zich dan niet te richten op het voorzitterschap van het GBT, maar kan zich het eerste uur richten op het voorbereiden van een statement. Onderkend wordt door de aanwezigen dat het GBT in het eerste uur vaak toch geen rol heeft.

Om invulling aan de prestatie-eis te kunnen geven is het belangrijk dat burgemeesters beseffen dat hun rol als boegbeeld belangrijker is dan in hun rol als voorzitter van het GBT (in de eerste uren van een crisis). Hij moet ondersteund worden door een communicatieadviseur. Om dat binnen uur te kunnen realiseren vergt mogelijk een aanpassing van de organisatie, waar dus bewust over nagedacht moet worden. Er wordt opgemerkt dat sommige burgemeester naar de plaats incident gaan, zodat de vraag wordt gesteld of de CoPI-voorlichter deze taak dan op zich zal moeten opnemen? Hierover verschilt men van mening, omdat een aantal mensen vindt dat de rol van de CoPI-voorlichter een andere is dan die van communicatieadviseur.

Benadrukt wordt dat met de prestatie-eis verder niet is gezegd dat de burgemeester binnen een uur alle details over het incident moet kunnen communiceren. Dat is nadrukkelijk niet het doel van de eis. Hij is er om de crisis te duiden, dat is iets heel anders. Een eerste duiding zal overigens over het algemeen ook nog weinig inhoudelijke informatie (kunnen) bevatten, anders dan dat er een (omvangrijk) incident is gebeurd, dat de hulpverlening aan de slag is en afhankelijk van de ernst van de situatie medeleven tonen. Een bekende valkuil is dat bestuurders een statement uitstellen, omdat zij vaak eerst alle informatie willen hebben. De prestatie-eis is bedoeld, vandaar het uur als richtlijn, als boegbeeld voor de samenleving zichtbaar te zijn.

Een van de aanwezigen merkt op dat de prestatie-eisen onvoldoende smart zijn geformuleerd. Want wat is binnen een uur? Vanaf wanneer tel je dan? Door het projectteam wordt uitgelegd dat de prestatie-eisen vooral bedoeld zijn als richtlijn, zodat je als organisatie weet dat je heel snel aan de slag moet. Maar om precies te zijn is het een uur na de start van het incident; vanaf dat moment weet de samenleving immers ook dat er iets aan de hand is.

Kwaliteit versus kwantiteit

Ook werd ingegaan op de vraag hoe de regio’s de kwaliteit van de medewerkers garandeert als er anderzijds ook sprake is van schaarste. Een van de deelnemers is van mening dat de regionalisering bijdraagt aan de kwaliteit van bevolkingszorg. Medewerkers werden in het verleden aangewezen, omdat aan de hand van het inwoneraantal er een x aantal geleverd moesten worden, terwijl ze verder geen enkele affiniteit met het onderwerp hadden. ‘Door de regionalisering houden we alleen de echte gemotiveerden over.’

Toch lost de regionalisering het probleem niet op. Beide regio’s worstelen, net als andere regio’s, met de vraag hoe je voldoende gekwalificeerde mensen krijgt. ‘Ook het aantal gemotiveerde mensen loopt terug.’ Het eigen gemeentelijke werk gaat voor.

Onderkend wordt dat de AOV-ers in de gemeenten een belangrijke rol in spelen; zij werven de medewerkers die in aanmerking (kunnen) komen.

Als idee wordt ingebracht om een ‘reservebank’ te creëren: mensen die geschikt lijken alvast enthousiasmeren en opleiden voor een bepaalde sleutelfunctie. Mocht de betreffende sleutelfunctie vacant worden, dan kan deze snel door gevuld worden. De vraag blijft evenwel: hoe krijg je mensen op de reservebank?

Ook tijdens deze sessie wordt opgemerkt dat medewerkers te weinig ervaring kunnen opdoen. De deelnemers stellen voor om te verkennen of het mogelijk is om een aantal functies interregionaal (dat wil zeggen ZW en NHN samen) in te vullen. Er wordt gerefereerd aan het GAGS-piket dat door zeven regio’s wordt ingevuld, dus waarom zou zoiets niet voor bevolkingszorg kunnen? Dit is misschien niet voor alle functies een optie, maar zo voor de vuist weg denkt men aan functies in de crisiscommunicatie. De projectgroep vraagt of herstelzorg ook in aanmerking zou kunnen komen om gezamenlijk op te pakken. Geantwoord wordt dat dit zelfs landelijk opgepakt zou kunnen worden; het duurt toch even voor met de herstelzorg begonnen wordt.